Hoe je als ondernemer je voorbereidt op een Duitse beurs

Voor een geslaagde Duitse beurs is een goede voorbereiding erg belangrijk, zo klinkt het vaak. Maar hoe doe je dat? Gianna Corbelli van de DNHK geeft tips en blikt vooruit op de beurzen in 2019.

Nergens ter wereld zijn beurzen zo belangrijk als in Duitsland. Zo’n twee derde van de grootste branchebeurzen ter wereld, vindt in Duitsland plaats. Jaarlijks zijn er 160 tot 180 nationale en internationale beurzen, met zo’n 180.000 exposerende bedrijven en tien miljoen bezoekers. In het jaar 2017 exposeerden volgens brancheorganisatie AUMA bovendien meer dan 5.500 Nederlandse bedrijven op een Duitse beurs.

Gianna Corbelli is hoofd van de afdeling beurzen en vertegenwoordigingen bij de Duits-Nederlandse Handelskamer (DNHK). Ze helpt Nederlandse bedrijven en bezoekers om hun weg te vinden. Dat is nodig, want lang niet alles gaat zoals Nederlandse ondernemers het gewend zijn.

Waarom een Duitse beurs relevant blijft

Is een fysieke beurs nog wel relevant in 2018 en 2019, is een vraag die ook Corbelli af en toe hoort. Zeker ook nu recent bekend werd dat een iconische beurs zoals de Cebit ermee moet stoppen vanwege tegenvallende bezoekersaantallen. Toch merkt ze dat beurzen nog altijd essentieel blijven. “Het is in Duitsland dé manier voor ondernemers om rechtstreeks contact te leggen. Daar kunnen een mooie website, een folder, een belronde of een goede email echt niet tegenop.”

In Nederland heb je ook veel beurzen, maar het verschil zit er volgens Corbelli in dat Nederlanders iets meer vertrouwen hebben in de digitale weg. Dat kan tot misverstanden leiden bij Nederlanders die voor het eerst op een Duitse beurs staan. “Vaak hebben ze te hoge verwachtingen van het binnenhalen van directe leads. Uit ervaring blijkt dat het tot drie jaar kan duren voordat daadwerkelijk een contract tussen exposant en bezoeker getekend wordt. Daarom is een continue deelname aan te raden. Op die manier komen potentiële klanten je jaarlijks tegen en het is een goede manier om vertrouwen op de bouwen.

De verwachtingen die Nederlanders hebben, bepalen ook de manier waarop ze zich voorbereiden. “We merken dat ondernemers die nog niet zo veel ervaring met beursdeelnames hebben de neiging hebben om een beurs in Duitsland, en met name de voorbereiding, te onderschatten. Zo van ‘we zijn aangemeld, we zien het wel’.”  Achteraf vertellen bedrijven dan dat ze meer hadden moeten doen. “Je moet bijvoorbeeld goed hebben nagedacht over hoe je je presenteert, met hoeveel mensen je er staat en hoe je mensen aanspreekt. Heel belangrijk zijn natuurlijk ook de vervolgstappen na de beurs en hoe je de contacten gaat onderhouden met je leads.”

Beurzen in Berlijn en Stuttgart in 2019

In de aanloop naar het nieuwe jaar, is het tijd om te kijken naar welke interessante beurzen er in 2019 plaatsvinden. “Daarin zijn we niet helemaal neutraal, omdat we de officiële vertegenwoordigers in Nederland zijn van de beurzen in Berlijn en Stuttgart en enkele kleinere locaties. Maar we geven uiteraard advies voor heel Duitsland.”

Het beursjaar in Berlijn begint traditiegetrouw met de Internationale Grüne Woche, de consumentenbeurs van de agrarische sector waar Nederland al decennialang met een groot paviljoen staat. “Daarop volgt de FRUIT LOGISTICA, de beurs voor de groente- en fruitsector waar vorig jaar meer dan 300 Nederlandse exposanten stonden.” Minstens zo indrukwekkend is de ITB, de grootste toerismebeurs ter wereld, vertelt Corbelli. “En de beurs voor softwaretoepassingen in de zorg, de conhIT heet vanaf dit jaar DMEA. Parallel vindt altijd de Dutch Digital Health Night in de Nederlandse ambassade plaats.” Ook voor de bus-industrie is er een nieuw platform. De BUS2BUS wordt voor de tweede keer georganiseerd.

Dan volgt in juni de Stage Set Scenery, een voor Nederlanders interessante beurs voor podiumtechniek. Na de zomervakantie is er de bekende consumentenelektronicabeurs IFA gevolgd door de schoonmaakbeurs CMS. “Nieuw dit jaar is de MES Expo, een vakbeurs op het gebied van elektronica voor de mobiliteitssector en we sluiten het jaar af met de botenbeurs BOOT & FUN.”

“Omdat 2019 een oneven jaar is, is het in Stuttgart iets rustiger”, vertelt Corbelli. Op het programma staan onder andere de Moulding Expo vakbeurs voor gereedschappen-, matrijzen- en modelbouwindustrie en voor het eerst de medische beurs T4M. “Omdat de Medtec verhuisd is naar Neurenberg, vroegen bedrijven uit de regio of er toch weer een medische beurs kon komen. Hier organiseren we een Holland Paviljoen.” In september volgt een grote bakkersbeurs, de südback.

Hoe je je voorbereidt op een beurs

De uitleg van Corbelli over deze twee steden toont al aan hoeveel mogelijkheden er in Duitsland liggen en hoe snel het je als ondernemer kan gaan duizelen. Voor elke branche zijn er beurzen, soms zelfs toegespitst op een onderdeel binnen een sector en anderen hebben weer een heel regionaal karakter. Kortom, hoe kom je erachter welke beurs het meest geschikt is voor jouw bedrijf?

Met regelmaat geeft Corbelli ondernemers advies over dit soort vragen, vaak ook in samenspraak met AUMA, de Duitse brancheorganisatie voor beurzen. “Stel je verkoopt snoepgoed, dan klinkt het misschien logisch om een stand te hebben op de zoetwarenbeurs IPM in Keulen. Maar vaak is het verstandiger om eerst te beginnen bij een kleinere, meer lokale beurs. Het is makkelijker om mee te doen en op een grote beurs kom je de hele wereld tegen. Dan moet je je zeker afvragen; kunnen we dat wel aan?”

Vervolgens is het voor bedrijven extra interessant wanneer er een Holland-paviljoen wordt georganiseerd. “Dat is veilig, omdat je kunt meeliften op de organisatie van vaak ervaren mensen. Je hebt direct een goede uitstraling, je trekt allicht meer bezoekers dan wanneer je in je eentje ergens een kleine stand hebt”, aldus Corbelli.

Voor een goede voorbereiding is het van belang om je hele netwerk te mobiliseren. “Nodig hen uit, laat iedereen weten dat je er staat. Wat goed werkt is een speciale banner in de handtekening van je email”, adviseert Corbelli. Verder zijn er via de beurs allerlei mogelijkheden om meer uit het event te halen. “Stuur een persbericht en je kunt onderdeel worden van een rondgang over de beurs waar bijvoorbeeld extra aandacht is voor innovaties. Vaak zijn er ook speciale events rondom de beurs waar je jezelf kunt presenteren.”

Ook is het handig om ervoor te zorgen dat je op de website van de beurs goed te vinden bent. “Zorg voor een kleine tekst over je bedrijf en productfoto’s en -video’s. Dat kan extra bezoekers trekken die zich online oriënteren op deze beurs.”

Begin minimaal een jaar van tevoren

“Heel belangrijk voor een goede voorbereiding is op tijd beginnen”, zegt Corbelli. “Het verschilt per beurs, maar vaak is het handig om meer dan een jaar van te voren met de planning te beginnen. Anders zijn de beste plekken weg, of kom je met ander regelwerk in de problemen.”

Veel beurzen bieden hiervoor een tijdlijn aan ter oriëntatie, de exhibitor guide. “Daarin staan de deadlines wanneer je bijvoorbeeld de parkeerkaarten moet boeken, of wanneer het design voor de standbouwers gereed moet zijn.”

Voor algemeen advies kan de DNHK helpen en bij partnerbeurzen in Stuttgart en Berlijn is nog meer mogelijk. “We helpen bij de aanmelding, maar ook bij het vinden van een hotel tot aan de bestellingen voor de stand en het contact met de beursorganisatie.” Tijdens de opbouw van de beurs zijn vertegenwoordigers van de DNHK aanwezig. “Dan kunnen we helpen bij het blussen van kleine brandjes en andere onvoorziene problemen.”

Bekijk welke beurzen wanneer plaatsvinden bij AUMA

Duits-Nederlandse Handelskamer

De DNHK is met meer dan 1.500 leden het grootste Nederlands-Duitse zakennetwerk en ondersteunt al 110 jaar ondernemingen bij hun activiteiten op de buurmarkt.