Deze 7 fouten kan je als Nederlander makkelijk maken tijdens een Duitse vergadering

Wat kan er nu misgaan wanneer je als Nederlander aanschuift bij een Duitse vergadering of bespreking? Heel veel, weet Tjaco Rowaan van Geschäftsreif. Tijdens taal- en cultuurreizen naar Duitsland helpt hij Nederlandse ondernemers om zich hierop voor te bereiden. Vergadering

Gedragen Duitsers zich tijdens een vergadering echt anders dan Nederlanders? Op het eerste gezicht misschien niet, maar een aantal kleine missers kan er zomaar voor zorgen dat een veelbelovende deal niet doorgaat, weet taaltrainer Tjaco Rowaan uit ervaring.

Met zijn bedrijf Geschäftsreif organiseert en begeleidt hij samen met zijn zakenpartner Esther Bouma taal- en cultuurreizen naar Duitsland voor Nederlandse ondernemers, bedrijven en organisaties die reeds zaken doen of graag samen willen werken met Duitse zakenpartners.  Meer informatie en inschrijven

7 Fouten die je kunt maken tijdens een vergadering

Nederlandse ondernemers of mensen die in Duitsland een baan aannemen, moeten zich echt even instellen op een andere manier van zakelijk communiceren. Tijdens een vergadering of een zakelijke ontmoeting kan je hier tegenaan lopen. Tjaco Rowaan begeleidt al jaren Nederlanders die zakendoen in Duitsland en deelt 7 fouten die je als Nederlander makkelijk kunt begaan tijdens een Duitse vergadering.

1. Gezellig, we gaan vergaderen!

Gezelligheid, zelfspot en humor. Veel Nederlanders vinden het belangrijk dat een ontmoeting ‘leuk’ is. Wanneer je een klik met de ander hebt, kan daar een mooie zakenrelatie met onderling vertrouwen uit ontstaan, zo denken veel Nederlanders.

Ook voor Duitsers is wederzijds vertrouwen bijzonder belangrijk, maar zij ontlenen dat uit een heel ander aspect. Een Duitse zakenman of -vrouw wil onzekerheden vermijden, en heeft dus veel liever een hele gedegen diepgaande vergadering, met veel aandacht voor details. Als vanuit de vakkennis het wederzijdse vertrouwen groeit, dan is de kans groter dat de deal doorgaat.

2. Overtuigen met een flitsende presentatie

In het verlengde hiervan; je maakt geen indruk met grappige plaatjes of een hele gelikte presentatie. Zeker niet wanneer je voor het gevoel van je Duitse publiek niet echt serieus overkomt. Men kan denken: aardige man, geinige plaatjes, maar wat is dat voor een zonderling figuur? Waarom zou ik met hem in zee gaan wanneer hij zichzelf niet eens serieus neemt?

Overtuigen doe je in Duitsland met zorgvuldigheid. Laat heel duidelijk zien wat je meerwaarde is en lever het bewijs met drie cijfers achter de komma. Daar hoeft echt geen humor bij.

We zijn buren van elkaar, maar kiezen doorgaans voor een strategie die niet altijd aansluit bij wat de ander verwacht. Vertrouwen ontstaat bij de Duitse aanpak op ‘Sachebene‘, de Nederlanders werken op ‘Beziehungsebene‘, relatieniveau. Een Nederlander wil dus eerst een persoonlijke relatie maken door een beetje smalltalk, een grapje, een anekdote, of een praatje over het weer. Daar doen Duitsers meestal niet aan, zeker niet tijdens een vergadering. Dat merk je wanneer collega’s elkaar aanspreken met ‘Herr‘, en ‘Frau‘, iets wat Nederlanders bijzonder vreemd vinden.

Tijdens een Duitse vergadering kom je direct ter zake, en worden alle TOPS (Tagesordnungspunkte) één voor één afgevinkt. Alles draait om ‘die Sache‘, dat merk je aan woorden als sachbezogen, sachorientiert, sachlich zijn, ga zo maar door. Men vindt smalltalk al snel vermoeiend, doelloos en tijdrovend. Men is er vaak ook gewoon niet goed in. Dat komt bij Nederlanders dan houterig en formeel over.

3. Duitsers houden van mijn losse ‘Hollandse’ aanpak

Zeker, Nederlanders kunnen bij veel Duitsers al snel rekenen op sympathie en staan positief bekend vanwege hun relaxte houding. Toch moet je er niet van uitgaan dat je je ook zo moet gedragen tijdens een zakengesprek. Helemaal wanneer je voor het eerst zaken doet in Duitsland, is het verstandig om in het begin niet te hard van stapel te lopen. Probeer je dus eerst aan te passen aan de Duitse aanpak. Heb je langer goed contact met een bepaald bedrijf, dan is het helemaal niet erg om iets meer van je losse Hollandse kant te laten zien.

4. Het komt wel goed!

Nederlanders hebben snel de neiging om bij een heikel punt vol vertrouwen te zeggen: ‘dat komt wel goed, ik denk dat we het gaan halen, dat zien we dan wel weer’. Bij een Duitser gaan dan alle alarmbellen af, men kan door deze opmerkingen juist het vertrouwen in je verliezen. Laat duidelijk je doel zien en hoe je dit wilt bereiken en binnen welke tijd. Geef aan waar de mogelijke problemen kunnen ontstaan en hoe je deze wilt tackelen. Alles draait om het vermijden van onzekerheden.

5. Ik kan op veel terreinen goed meepraten

Nederlanders zijn vaak een beetje generalistisch ingesteld en kunnen over alle onderwerpen hun zegje doen. Duitsers hebben veel meer respect voor experts. Vaak zijn Duitse managers opgeklommen naar deze functie omdat ze specialist of technisch expert zijn op een bepaald terrein. Dat moet je goed herkennen. Je moet dus aantonen dat jij of jouw bedrijf de juiste expertise, certificaten en ervaring in huis heeft. Dat betekent soms dat je als verkoopdirecteur een specialist meeneemt naar een verkoopgesprek.

Duitsers houden van een duidelijke rollenverdeling. Iedereen heeft zijn eigen taken en bemoeit zich niet met het werk van een ander. Het komt niet goed over wanneer je ‘goedbedoeld’ advies geeft aan een Duitse specialist, zeker als diegene weet dat jij niet voor dat specifieke vak hebt geleerd.

6. Ik weet trouwens nog een betere strategie

De deal is beklonken, je mag aan het werk voor een Duitse klant. Maar in de voorbereiding ontdek je een slimmere aanpak, een kortere weg of een simpele besparing. In Nederland krijg je daar schouderklopjes voor, in Duitsland niet per se. Men waardeert het niet zo wanneer je ineens afwijkt van eerdere afspraken. Dus wanneer dit gaat spelen, moet je dit heel voorzichtig aanpakken en inschatten of en hoe je dit moet bespreken.

7. Mijn Duits is heel aardig, ik kan me altijd verstaanbaar maken

Mooi! Maar toch moet je echt kritisch kijken naar Duitse teksten die je maakt. Van een powerpoint tot aan een mail, laat er even iemand naar kijken die daar verstand van heeft. Een verspreking, een verkeerd woord of een spelfout worden je heus wel vergeven. Maar als je stukken vol fouten aanlevert, dan knaagt dat wel aan je betrouwbaarheid. De gedachte kan ontstaan dat je in je werk net zo onzorgvuldig bent.

Berlijnreis 2019

Geschäftsreif organiseert en begeleidt taal- en cultuurreizen naar Duitsland voor Nederlandse ondernemers, bedrijven en organisaties die reeds zaken doen of graag samen willen werken met Duitse zakenpartners.  Per reis kunnen maximaal 12 deelnemers mee. De eerste reis is in september, de tweede editie vindt plaats in oktober.

Interesse in de Berlijnreis dit najaar? Meer informatie en inschrijven

Duitslandnieuws